การจัดองค์การ ( Organizing)
นักทฤษฎีองค์การทั้งหลายพยายามที่จะออกแบบองค์การ เพื่อรวบรวมเอาพนักงานทั้งหลายขององค์การที่จะต้องทำงานร่วมกัน และมีความจำเป็นที่จะต้องประสานงาน เพื่อให้งาน
ได้รับมอบหมายบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ ซึ่งการจัดองค์การถือว่าเป็นหัวใจสำคัญของกระบวนการบริหารการจัดการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งงานบางอย่างไม่สามารถทำเพียงคนเดียวได้ หลาย ๆ คนจำต้องรวมตัวกันเป็นกลุ่มที่เรียกว่า “ องค์การ ” ดังที่ CHESTER I BARNARD กล่าวว่า องค์การเป็นระบบของการร่วมมือร่วมใจของมนุษย์
ดังนั้น การจัดองค์การก็เพื่อให้โครงสร้างของกลุ่มคน และกลุ่มตำแหน่งงานต่าง ๆ ที่จะไปรองรับกับแผนงานที่กำหนดไว้ และเป็นโครงสร้างที่จัดขึ้น เพื่อประสานให้ทุกฝ่ายเข้าใจได้ดี ช่วยลดความซ้ำซ้อนผู้บริหารจึงจำเป็นต้องจัดองค์การให้มีลักษณะที่สมดุลเพื่อประโยชน์ขององค์การ
ความหมายของการจัดองค์การ
การจัดองค์การ (Organizing) คือ กระบวนการกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างคนงานและกิจกรรมต่างๆขององค์การเพื่อที่จะก่อให้เกิด การใช้ทรัพยากรขององค์การให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดการจัดองค์การ (Organizing) คือ การจัดระเบียบกิจกรรมต่าง ๆ ในองค์การ และ มอบหมายงานให้คนปฏิบัติเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์หรือเป้าหมาย การจัดองค์การที่ดี จะช่วยให้การบริหารการจัดการมีประสิทธิภาพได้เนื่องจาก
1. ทำให้ทราบขอบเขต ความรับผิดชอบ และอำนาจหน้าที่ต่าง ๆ
2. ช่วยป้องกันการทำงานที่ซ้ำซ้อน
3. ช่วยประสานงานในหน้าที่ต่าง ๆ ได้ดี
4. ช่วยลดปัญหาความขัดแย้งระหว่างพนักงานในองค์การได้
5. สามารถแสดงให้เห็นตัวภาระหน้าที่ความรับผิดชอบได้ชัดเจน
6. ทำให้มีระบบการสื่อสารตามสายการบังคับบัญชาที่ดี
หลักของการจัดองค์การ
หลักสำคัญของการจัดองค์การ ควรมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน, อำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบ , ความรับผิดชอบของผู้บังคับบัญชา , สายบังคับบัญชา , ช่วงการบังคับบัญชา , การประสานงาน , หลักของการทำงานเฉพาะอย่าง และเอกภาพในการบังคับบัญชาองค์ประกอบของการจัดองค์การจะประกอบไปด้วย การแบ่งงานกันทำ (Division
of work) การจัดแผนกงาน (Departmentalization) การกระจายอำนาจหน้าที่ (Distribution of Authority) และการประสานงาน (Co-ordination)
- องค์การที่เป็นทางการ (Formal Organization) คือ กลุ่มหรือองค์การที่ถูกกำหนดขึ้นโดยโครงสร้างขององค์การซึ่งมีกฎเกณฑ์ รวมทั้งระบบสายการบังคับบัญชาที่กำหนดขึ้น
- องค์การที่ไม่เป็นทางการ (Informal Organization) คือกลุ่มหรือองค์การที่เกิดจากการ รวมตัวของปัจเจกบุคคล โดยอาศัยพื้นฐานทางด้านผลประโยชน์และสายสัมพันธ์ความเป็นเพื่อน ลักษณะของความสัมพันธ์ภายในจึงไม่มีกฎเกณฑ์ข้อบังคับที่แน่นอน
องค์ประกอบของการจัดองค์การ
นักวิชาการที่มีชื่อเสียงที่ให้มีการสนับสนุน ให้คนทำงานเฉพาะอย่างตามความถนัดของแต่ละคน คือ Frederick W. Taylor บิดาของการบริหารการจัดการเชิงวิทยาศาสตร์ กล่าวว่า การแบ่งงานออกเป็นส่วน ๆ แล้วให้คนงานแต่ละคนรับผิดชอบงานที่ตนเองถนัด จะทำให้เกิดความชำนาญในหน้าที่งาน ซึ่งเรียกว่า ความชำนาญเฉพาะอย่าง ( Specialization ) และจะทำให้เกิดประสิทธิภาพในการผลิต ( Productivity ) ดังนั้น การแบ่งงานในองค์การจึงเป็นการแบ่งงานทุกชนิดขององค์การให้อยู่ในรูปของกลุ่มงานต่างๆ เพื่อให้เกิดความชำนาญเฉพาะอย่าง และเกิดประสิทธิภาพแต่อย่างไรก็ตามการแบ่งงานยังต้องพิจารณาถึงปัจจัยของงานที่เกี่ยวข้องคือ
1. ขอบข่ายของงาน ( Job Scope ) หมายถึงจำนวนงานที่ได้รับมอบหมายและต้องรับผิดชอบมากน้อยแค่ไหน
2.ความลึกของงาน ( Job Depth ) เป็นการจัดระดับของการควบคุมที่ผู้ปฏิบัติมีอยู่เหนืองานที่ตนรับผิดชอบ ไม่ว่าจะเป็นความอิสระความรวดเร็วตลอดจนการประสานงานกับหน่วยงานอื่นที่เกี่ยวข้อง
3. ลักษณะงาน (Task Characteristics) การจัดคนให้เข้าลักษณะงานที่ทำย่อมทำให้เกิดประสิทธิภาพ และเกิดความพึงพอใจในการทำงานสูง การลาออก การขาดงานจะต่ำ
การจัดแผนกงาน ( Departmentalization)
การจัดแผนกงานหมายถึง การจัดรวบรวมงานชนิดต่าง ๆ หรือขั้นตอนของงานต่าง ๆ หรือกระบวนการทำงานต่าง ๆ ให้เข้ามาอยู่ในหน่วยงานใหญ่เดียวกัน เพื่อให้งานมีความสัมพันธ์กันมากขึ้น
การกระจายอำนาจหน้าที่ ( Distribution of Authority )
อำนาจหน้าที่หมายถึง อำนาจอย่างถูกต้องที่ได้รับจากหน้าที่งานหรือองค์การ ซึ่งอำนาจหน้าที่นี้จะมีความสัมพันธ์กับตำแหน่งงานที่ได้รับอำนาจหน้าที่ส่วนมากมักจะเกี่ยวข้องกับการบังคับบัญชาการตัดสินใจการจัดการต่าง ๆ ขององค์การ ส่วนการกระจายอำนาจขององค์การก็คือการกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบสำหรับงานนั้น ๆ พร้อมทั้งมอบหมายหน้าที่ และการตัดสินใจในการบริหาร
ประเภทของอำนาจหน้าที่ ( Types of Authority )
อำนาจหน้าที่ในองค์การแต่ละแห่งจะมีหน้าที่ความรับผิดชอบที่หลากหลาย เพราะฉะนั้นอำนาจหน้าที่จึงจำเป็นที่จะต้องหลากหลายด้วยเช่นกัน ซึ่งโดยทั่วไปแล้วอำนาจหน้าที่ที่พบเห็นมีอยู่ 3 ประเภท ดังนี้
1. อำนาจหน้าที่ที่เป็น Line ( Line Authority ) เป็นอำนาจหน้าที่เกี่ยวกับการตัดสินใจ การมอบอำนาจงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชา รวมไปถึงการควบคุมดูแล เพื่อให้งานที่ปฏิบัติบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ การมอบหมายงานของอำนาจหน้าที่นี้เรียกว่า เป็นการมอบหมายงานตามสายการบังคับบัญชา
2. อำนาจหน้าที่ที่เป็น Staff ( Staff Authority ) เป็นหน่วยงานที่ช่วยเหลืองานที่เป็นLine เป็นหน่วยงานที่อยู่นอกสายการบังคับบัญชาขององค์การ แต่จะมีความสำคัญพอ ๆ กับงานที่ Line ปฏิบัติ คนทำงานจะบรรลุวัตถุประสงค์ไม่ได้ ถ้าไม่ได้รับการช่วยเหลือจากหน่วยงานที่เป็น Stafเช่น ฝ่ายคอมพิวเตอร์ ฝ่ายตรวจสอบคุณภาพ เป็นต้น
3. อำนาจหน้าที่ที่เป็น Functional ( Function Authority ) เป็นอำนาจพิเศษที่ให้กับหน่วยงานที่เป็น Line หรือ Staff เพื่อที่จะให้งานหรือโครงการพิเศษบางประเภทสามารถดำเนินการไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผู้ที่ได้รับมอบอำนาจหน้าที่นี้จะสามารถบังคับบัญชาบุคคลอื่น ๆ ที่อยู่นอกสายการบังคับบัญชาของตนได้
การมอบหมายงาน (Delegation Process)
เกิดจากแนวคิดจากเหตุผลที่คนหนึ่งคนใดไม่สามารถที่จะทำงานทั้งหมดให้สำเร็จได้ จะต้องอาศัยคนหลาย ๆ คนช่วยกันทำ ปกติแล้วผู้บริหารจะมอบหมายงาน และอำนาจหน้าที่ให้กับผู้ใต้บังคับบัญชา ที่อยู่ในความรับผิดชอบของตนรับไปดำเนินการ การมอบหมายงานสามารถกำหนดการมอบได้ ดังนี้คือ
1. การกำหนดความรับผิดชอบให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาของตน ( Responsibility )ความรับผิดชอบก็คือ หน้าที่ งานหรือภาระกิจอย่างหนึ่งอย่างใด ที่ผู้บริหารหรือสมาชิกอื่น ๆ ในองค์การจะต้องทำให้แล้วเสร็จ
2. การมอบหมายอำนาจหน้าที่ให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาของตน (Authority) จะได้สามารถทำงานที่ตนรับผิดชอบอยู่ให้สำเร็จลุล่วงไปได้ โดยมีสิทธิที่จะสั่งการ บังคับบัญชา ตัดสินใจ เพื่อที่จะทำให้งานที่อยู่ภายใต้ความรับผิดชอบของตนสามารถบรรลุความสำเร็จ อนึ่ง อำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบเป็นหัวใจที่สำคัญของการมอบหมายงาน ที่จะต้องมีความสมดุลมิฉะนั้นแล้วงานจะดำเนินไปอย่างล่าช้า
3. ทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเกิดความสำนึกถึงภาระหน้าที่ (Accountability) ที่ตนจะต้องปฏิบัติ และผู้ใต้บังคับบัญชาจะได้ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายด้วยความเต็มใจ
การรวมอำนาจและการกระจายอำนาจ (Centralization and Decentralization)
การรวมอำนาจเป็นการที่ผู้บริหารระดับสูง เก็บรักษาอำนาจหน้าที่ไว้กับตนเอง โดยไม่ยอมให้ผู้ใต้บังคับบัญชาในระดับล่าง มีสิทธิในการตัดสินใจหรือดำเนินการใด ๆ ในเรื่องที่สำคัญ แต่ผู้บริหารระดับสูงอาจจะให้ผู้บริหารระดับล่างมีสิทธิในการตัดสินใจได้ในเรื่องเล็กๆ น้อย ๆ บางเรื่องภายใต้กฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้อย่างละเอียดรัดกุมและชัดเจน
ส่วนการกระจายอำนาจนั้น ผู้บริหารระดับสูงกระจายอำนาจหน้าที่ลงไปให้กับผู้บริหารและพนักงานในระดับล่าง โดยที่ผู้บริหารและพนักงานในระดับล่าง สามารถที่จะตัดสินใจในเรื่องต่างๆ ได้ค่อนข้างมากขอบเขตและกฎเกณฑ์ที่ใช้เป็นกรอบสำหรับการตัดสินใจเป็นไปอย่างกว้าง ๆ การจะกำหนดระดับการกระจายอำนาจ หรือรวมอำนาจมากน้อยแค่ไหน ต้อง
พิจารณาปัจจัยที่เกี่ยวข้องอื่นๆด้วยคือ
1. ขอบเขตภูมิประเทศที่ครอบคลุม องค์การที่มีสาขาอยู่ภูมิภาคต่าง ๆ มาก จำเป็นต้องมีการมอบหมายอำนาจ เพราะสำนักงานใหญ่แห่งเดียวไม่สามารถที่จะดูแลงานที่มีกว้างขวางได้อย่างทั่วถึง เช่น สถาบันการเงิน หรือธนาคารพาณิชย์เป็นต้น
2. ขนาดขององค์การ ถ้าองค์การที่มีขนาดใหญ่จำเป็นต้องกระจายอำนาจ เพราะงานที่ปฏิบัติอยู่จะล่าช้าและไม่สามารถสู้กับคู่แข่งขันได้
3. ความไม่แน่นอนของสภาวะแวดล้อม ที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาองค์การควรจะต้องใช้ระบบการกระจายอำนาจหน้าที่ เพื่อให้การปฏิบัติขององค์การมีความยืดหยุ่น จึงจะสามารถปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงตามสภาวะแวดล้อมได้
4. ความซับซ้อนของเทคโนโลยี องค์การที่มีการใช้เทคโนโลยีชั้นสูง มีความสลับซับซ้อนมาก จำเป็นต้องมีการมอบหมายอำนาจแก่ผู้บริหาร เพื่อรับผิดชอบและเพื่อการควบคุมในแต่ละระดับการประสานงาน (Co-ordination) หมายถึง การเชื่อมโยงกิจกรรมหรือการประสานงานต่าง ๆ ของคนในหน่วยงานหรือ
องค์การ ให้นำมารวมเข้าด้วยกัน เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด และสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ การประสานจะมีประสิทธิภาพหรือไม่เพียงไร ก็ขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการด้วยกันคือ สายการบังคับบัญชา เอกภาพในการบังคับบัญชา และขนาดของการควบคุม
การจัดโครงสร้างขององค์การ หมายถึง การกำหนดหน่วยงานในแต่ละระดับให้เชื่อมโยงงานเข้าด้วยกัน โดยอาจจะเชื่อมโยงงานในลักษณะแนวดิ่ง หรือแนวนอนก็ตาม ให้มีการประสานกิจกรรมต่าง ๆ ในแต่
ละระดับเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ
การออกแบบโครงสร้างองค์การตามหน้าที่ (Functional Organization)เป็นวิธีการจัดองค์การ โดยแบ่งตามหน้าที่ หรือลักษณะงานที่ต้องทำโดยอาศัยความถนัดของแต่ละบุคคล เพื่อประโยชน์สูงสุดขององค์การ
ความสำคัญของการออกแบบโครงสร้างองค์การเป็นส่วนประกอบที่สำคัญประการหนึ่งของการจัดการที่มีประสิทธิภาพ เนื่องจาก
เหตุผล 4 ประการคือ
1. เพื่อให้องค์การมีความคล่องตัว เมื่อองค์การมีขนาดใหญ่ขึ้นรูปแบบขององค์การจึงต้องปรับเปลี่ยนไปทำให้มีการกระจายอำนาจไปสู่ผู้บริหารระดับล่างมากขึ้น
2. รูปแบบขององค์การจะต้องสอดคล้องกับลักษณะของแผนกลยุทธ์ที่องค์การเลือกใช้ เมื่อองค์การมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบแผนกลยุทธ์ที่ใช้ ก็จะต้องมีการปรับเปลี่ยนองค์การ เพื่อให้การดำเนินการตามแผนกลยุทธ์มีประสิทธิภาพ
3. รูปแบบขององค์การจะแตกต่างไปตามประเภทของงานที่ทำหากมีกเปลี่ยนแปลงขอบข่ายของงานหรือลักษณะงานที่ทำ องค์การจึงจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบขององค์การ เพื่อให้สอดคล้องกับขอบข่ายหรือลักษณะของงานที่ทำเช่นกัน
4.เมื่อองค์การมีการพัฒนาเทคโนโลยีแผนกงานบางแผนกอาจจะต้องยุบ หรือเปลี่ยนลักษณะงานใหม่ จึงจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบขององค์การใหม่ ให้สอดคล้องกับวิวัฒนาการทางด้านเทคโนโลยี
การจัดบุคคลเข้าทำงาน (STAFFING)
นักบริหารทราบดีว่าทรัพยากรมนุษย์เป็นปัจจัยส่วนหนึ่งขององค์การ และทรัพยากรมนุษย์ยังเป็นหัวใจสำคัญขององค์การอีกด้วย ไม่ว่าองค์การขนาดใดก็ตาม จะเป็นธุรกิจประเภทใดก็ตาม งานขององค์การเหล่านี้ต้องเกี่ยวข้องกับทรัพยากรมนุษย์เป็นพื้นฐาน เพราะฉะนั้นนักบริหารขององค์การจึงจำเป็นต้องเอาใจใส่ และรับผิดชอบทรัพยากรมนุษย์ในองค์การ จึงมีคำกล่าวที่ว่า องค์การจะประสบความสำเร็จหรือไม่ก็ขึ้นอยู่กับการบริหารการจัดการทรัพยากรมนุษย์นั่นเอง
ดังนั้นการจัดการบุคคลเข้าทำงาน ( Staffing )ในองค์การ และเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการบริหารการจัดการองค์การ ซึ่งจะต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่องจากบทที่แล้ว ๆ มาโดยเฉพาะอย่างยิ่ง นักบริหารจะต้องจัดหาคนให้อย่างเหมาะสมกับตำแหน่งงาน พร้อมทั้งฝึกอบรม เพิ่มพูนความรู้ ความสามารถ และทักษะอื่น ๆ อีกด้วย
การจัดหาบุคคล
การจัดหาบุคคล( Staffing) หมายถึง การสรรหา การคัดเลือก การบรรจุตำแหน่งงานต่าง ๆ เพื่อให้เหมาะสมกับโครงสร้างขององค์การ
การจัดหาบุคคล ( Staffing ) หมายถึง การจัดหาบุคคลเข้าทำงาน ตามกระบวน
การที่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ แต่ให้ความมั่นใจว่าจะได้พนักงานที่มีความรู้ ความสามารถให้กับองค์การ
ระบบการจัดหาบุคคลในองค์การ
ระบบการจัดบุคคลในองค์การ จำต้องพิจารณาไตร่ตรองอย่างรอบคอบ โดยมีการจัดทำแผนขององค์การ และพิจารณาจำนวนผู้บริหารในแต่ละแผนกขององค์การ และยังต้องวิเคราะห์ถึง ความต้องการบุคลากรขององค์การ ทั้งในปัจจุบันและอนาคตนอกจากนี้ องค์การยังต้องพิจารณาแหล่งที่มาของบุคลากรว่า ควรจะเป็นแหล่งภายในหรือจากแหล่งภายนอก ตลอดจนการสมัคร การคัดเลือก การเลื่อนตำแหน่ง การประเมิน การฝึกอบรมและการพัฒนา รวมถึงการพิจารณาสภาวะความเป็นผู้นำ และการควบคุม ซึ่งปัจจัยต่าง ๆ ที่กล่าวมานี้ล้วนเกี่ยวข้องกับสิ่งแวดล้อมทั้งภายในและภายนอก ตลอดจนนโยบายการบริหารงานบุคคล และการจูงใจขององค์การอีกด้วย
ระบบของการสรรหาบุคคล ( Recruitment System )
ระบบของการสรรหาบุคคลในองค์การ สามารถที่จะสรรหาได้ 2 ระบบ คือ
1. ระบบคุณธรรม ( Merit System ) สำหรับการสรรหาบุคคลในระบบนี้เป็นการพิจารณาถึงความรู้ ความสามารถและประสบการณ์ต่าง ๆ ประกอบการพิจารณารับคนเข้าทำงาน ซึ่งแนวคิดของระบบคุณธรรมคือ
หลักความสามารถ
หลักความเสมอภาค
หลักความมั่นคง
หลักความเป็นกลางทางการเมือง
2. ระบบอุปถัมภ์ ( Patronage System ) สำหรับการสรรหาบุคคลในระบบนี้ ไม่ได้ให้ความสำคัญต่อ ความรู้ ความสามารถของผู้สมัคร ว่าจะเหมาะสมกับงานหรือไม่เพียงแต่การตัดสินใจรับคนเข้าทำงานเป็นการชักชวน แนะนำ หรือการฝากจากพรรคพวก ซึ่งระบบนี้จะตรงกันข้ามกับระบบคุณธรรมรูป ระบบการจัดการทรัพยากรมนุษย์
การจัดโครงสร้างขององค์การ หมายถึง การกำหนดหน่วยงานในแต่ละระดับให้เชื่อมโยงงานเข้าด้วยกัน โดยอาจจะเชื่อมโยงงานในลักษณะแนวดิ่ง หรือแนวนอนก็ตาม ให้มีการประสานกิจกรรมต่าง ๆ ในแต่
ละระดับเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ
การออกแบบโครงสร้างองค์การตามหน้าที่ (Functional Organization)เป็นวิธีการจัดองค์การ โดยแบ่งตามหน้าที่ หรือลักษณะงานที่ต้องทำโดยอาศัยความถนัดของแต่ละบุคคล เพื่อประโยชน์สูงสุดขององค์การ
ความสำคัญของการออกแบบโครงสร้างองค์การเป็นส่วนประกอบที่สำคัญประการหนึ่งของการจัดการที่มีประสิทธิภาพ เนื่องจาก
เหตุผล 4 ประการคือ
1. เพื่อให้องค์การมีความคล่องตัว เมื่อองค์การมีขนาดใหญ่ขึ้นรูปแบบขององค์การจึงต้องปรับเปลี่ยนไปทำให้มีการกระจายอำนาจไปสู่ผู้บริหารระดับล่างมากขึ้น
2. รูปแบบขององค์การจะต้องสอดคล้องกับลักษณะของแผนกลยุทธ์ที่องค์การเลือกใช้ เมื่อองค์การมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบแผนกลยุทธ์ที่ใช้ ก็จะต้องมีการปรับเปลี่ยนองค์การ เพื่อให้การดำเนินการตามแผนกลยุทธ์มีประสิทธิภาพ
3. รูปแบบขององค์การจะแตกต่างไปตามประเภทของงานที่ทำหากมีกเปลี่ยนแปลงขอบข่ายของงานหรือลักษณะงานที่ทำ องค์การจึงจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบขององค์การ เพื่อให้สอดคล้องกับขอบข่ายหรือลักษณะของงานที่ทำเช่นกัน
4.เมื่อองค์การมีการพัฒนาเทคโนโลยีแผนกงานบางแผนกอาจจะต้องยุบ หรือเปลี่ยนลักษณะงานใหม่ จึงจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบขององค์การใหม่ ให้สอดคล้องกับวิวัฒนาการทางด้านเทคโนโลยี
การจัดบุคคลเข้าทำงาน (STAFFING)
นักบริหารทราบดีว่าทรัพยากรมนุษย์เป็นปัจจัยส่วนหนึ่งขององค์การ และทรัพยากรมนุษย์ยังเป็นหัวใจสำคัญขององค์การอีกด้วย ไม่ว่าองค์การขนาดใดก็ตาม จะเป็นธุรกิจประเภทใดก็ตาม งานขององค์การเหล่านี้ต้องเกี่ยวข้องกับทรัพยากรมนุษย์เป็นพื้นฐาน เพราะฉะนั้นนักบริหารขององค์การจึงจำเป็นต้องเอาใจใส่ และรับผิดชอบทรัพยากรมนุษย์ในองค์การ จึงมีคำกล่าวที่ว่า องค์การจะประสบความสำเร็จหรือไม่ก็ขึ้นอยู่กับการบริหารการจัดการทรัพยากรมนุษย์นั่นเอง
ดังนั้นการจัดการบุคคลเข้าทำงาน ( Staffing )ในองค์การ และเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการบริหารการจัดการองค์การ ซึ่งจะต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่องจากบทที่แล้ว ๆ มาโดยเฉพาะอย่างยิ่ง นักบริหารจะต้องจัดหาคนให้อย่างเหมาะสมกับตำแหน่งงาน พร้อมทั้งฝึกอบรม เพิ่มพูนความรู้ ความสามารถ และทักษะอื่น ๆ อีกด้วย
การจัดหาบุคคล
การจัดหาบุคคล( Staffing) หมายถึง การสรรหา การคัดเลือก การบรรจุตำแหน่งงานต่าง ๆ เพื่อให้เหมาะสมกับโครงสร้างขององค์การ
การจัดหาบุคคล ( Staffing ) หมายถึง การจัดหาบุคคลเข้าทำงาน ตามกระบวน
การที่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ แต่ให้ความมั่นใจว่าจะได้พนักงานที่มีความรู้ ความสามารถให้กับองค์การ
ระบบการจัดหาบุคคลในองค์การ
ระบบการจัดบุคคลในองค์การ จำต้องพิจารณาไตร่ตรองอย่างรอบคอบ โดยมีการจัดทำแผนขององค์การ และพิจารณาจำนวนผู้บริหารในแต่ละแผนกขององค์การ และยังต้องวิเคราะห์ถึง ความต้องการบุคลากรขององค์การ ทั้งในปัจจุบันและอนาคตนอกจากนี้ องค์การยังต้องพิจารณาแหล่งที่มาของบุคลากรว่า ควรจะเป็นแหล่งภายในหรือจากแหล่งภายนอก ตลอดจนการสมัคร การคัดเลือก การเลื่อนตำแหน่ง การประเมิน การฝึกอบรมและการพัฒนา รวมถึงการพิจารณาสภาวะความเป็นผู้นำ และการควบคุม ซึ่งปัจจัยต่าง ๆ ที่กล่าวมานี้ล้วนเกี่ยวข้องกับสิ่งแวดล้อมทั้งภายในและภายนอก ตลอดจนนโยบายการบริหารงานบุคคล และการจูงใจขององค์การอีกด้วย
ระบบของการสรรหาบุคคล ( Recruitment System )
ระบบของการสรรหาบุคคลในองค์การ สามารถที่จะสรรหาได้ 2 ระบบ คือ
1. ระบบคุณธรรม ( Merit System ) สำหรับการสรรหาบุคคลในระบบนี้เป็นการพิจารณาถึงความรู้ ความสามารถและประสบการณ์ต่าง ๆ ประกอบการพิจารณารับคนเข้าทำงาน ซึ่งแนวคิดของระบบคุณธรรมคือ
หลักความสามารถ
หลักความเสมอภาค
หลักความมั่นคง
หลักความเป็นกลางทางการเมือง
2. ระบบอุปถัมภ์ ( Patronage System ) สำหรับการสรรหาบุคคลในระบบนี้ ไม่ได้ให้ความสำคัญต่อ ความรู้ ความสามารถของผู้สมัคร ว่าจะเหมาะสมกับงานหรือไม่เพียงแต่การตัดสินใจรับคนเข้าทำงานเป็นการชักชวน แนะนำ หรือการฝากจากพรรคพวก ซึ่งระบบนี้จะตรงกันข้ามกับระบบคุณธรรมรูป ระบบการจัดการทรัพยากรมนุษย์
กระบวนการจัดหาบุคคล หรือกิจกรรมต่าง ๆ ที่จัดเป็นหน้าที่ทางการบริหาร
ทรัพยากรมนุษย์ในความหมายของ Staffing ประกอบด้วยขั้นตอนดังต่อไปนี้
1. กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์
2. การสรรหาบุคคล
3. การคัดเลือกบุคคล
4. การบรรจุแต่งตั้ง
5. การฝึกอบรมและการพัฒนา
6. การประเมินผลการปฏิบัติงาน
7. การเปลี่ยนแปลงตำแหน่งงาน
รูป กระบวนการจัดหาทรัพยากรมนุษย์
กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ ( Human Resource Planning )
การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ หมายถึงกระบวนการวิเคราะห์คาดการณ์ ควาต้องการทรัพยากรมนุษย์ในอนาคตขององค์การ โดยให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายขององค์การ ตลอดจนการกำหนดลักษณะของบุคลากรที่เหมาะสมกับงานแต่ละอย่างและเพียงพอ ที่จะปฏิบัติงานในเวลาหนึ่งเวลาใดอย่างเหมาะสม ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ หมายถึงการคาดคะเนอย่างเป็นระบบในเรื่องของ
อุปสงค์ อุปทานของพนักงานขององค์การหรือกระบวนการตัดสินใจ โดยใช้ข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าองค์การสามารถหาคนที่มีความรู้ความสามารถ เข้ามาทำงานตามระยะเวลาที่องค์การต้องการ
การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ หมายถึง กระบวนการคาดการณ์ความต้องการ
ทรัพยากรบุคคลขององค์การเป็นการล่วงหน้าว่า ต้องการบุคคลประเภทใดระดับใดจำนวนเท่าใดและต้องการเมื่อใด
ความจำเป็นในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์
สาเหตุความจำเป็นในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ มีดังนี้คือ
1. สภาวะต่าง ๆ ในการดำเนินงานมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมออย่างรวดเร็ว หากองค์การไม่มีการวางแผนกำลังคน เพื่อการรองรับการเปลี่ยนแปลง ย่อมก่อให้เกิดปัญหาขึ้นได้ เช่นการขาดอัตรากำลังคนในองค์การ เป็นต้น
2. ปัจจุบันนี้องค์การมีความสลับซับซ้อนมากขึ้น องค์การจำเป็นต้องใช้บุคลากร ที่มีความรู้ความสามารถ จึงทำให้ต้องมีการวางแผนกำลังคนเพราะกว่าจะได้บุคลากรที่มีความรู้ ความสามรารถ ต้องพัฒนาฝึกอบรม ซึ่งใช้เวลาค่อนข้างมาก
3. ข้อกำหนดและกฎหมายของรัฐ มีอิทธิพลต่อการดำเนินการบริหารงานบุคคล เช่น กฎหมายแรงงานสัมพันธ์ กฎหมายคุ้มครองด้านแรงงาน จึงทำให้นักบริหารต้องวางแผนกำลังคนให้เหมาะสม
4. ต้องการให้เกิดความสมดุล ระหว่างทรัพยากรบุคคลในตำแหน่งงานต่าง ๆ กับปริมาณงานที่จะต้องทำในอนาคต
5. ใช้ข้อมูลที่ได้จาก การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ เป็นประโยชน์ในการบริหาร การจัดการบุคคลในด้านอื่น ๆ เช่น การว่าจ้าง การบรรจุแต่งตั้ง การฝึกอบรม การเลื่อนตำแหน่ง และการจ่ายค่าตอบแทน เป็นต้น
6. ช่วยให้การจ้างอัตรากำลังคนใหม่เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
7. เป็นแนวทางในการสร้างกำลังคน ให้สอดคล้องกับความต้องการขององค์การ
8. ช่วยให้กิจกรรมต่างในด้านอัตรากำลังคนเป็นไปอย่างมีระบบ
กระบวนการในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์
การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ควรพิจารณาขั้นตอนต่าง ๆ ไว้ดังนี้
ขั้นที่ 1 การพิจารณาเป้าหมายและแผนขององค์การ คือ การศึกษาและพิจารณา แผนงานที่องค์การได้กำหนดไว้ เพื่อจะนำผลของการศึกษามาจัดวางข้อมูลด้านบุคลากรในอนาคต
ขั้นที่ 2 การพิจารณาสถานการณ์ทรัพยากรมนุษย์ในปัจจุบัน คือ การสำรวจ และการจำแนกตามประเภทต่าง ๆ เช่น ตามลักษณะงาน เพศ อายุ และการศึกษา เป็นต้น
ขั้นที่ 3 การคาดการณ์ทรัพยากรมนุษย์ เป็นการพิจารณาถึงความต้องการจำนวน ประเภทของพนักงานที่องค์การต้องการ ซึ่งต้องพิจารณาโดยละเอียดถึงปัจจัยที่เกี่ยวข้อง เช่น การโยกย้าย การลาออก การเลื่อน ตำแหน่ง การเกษียณอายุ เป็นต้น
ขั้นที่ 4 การกำหนดแผนการปฏิบัติ เมื่อได้คาดการณ์ทรัพยากรมนุษย์แล้ว จึงกำหนดออกมาเป็นแผนงานเพื่อปฏิบัติเช่นแผนการสรรหา แผนการคัดเลือก แผนการบรรจุ แผนการฝึกอบรมเป็นต้น
ขั้นที่ 5 การตรวจสอบและการปรับปรุง ขั้นตอนนี้เป็นการตรวจสอบเปรียบเทียบและปรับปรุงแก้ไข เพื่อให้กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
รูป กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์
การสรรหาบุคลากร Recruitment
การสรรหาบุคลากร เป็นงานขั้นแรกและเป็นงานที่มีความสำคัญในกระบวนการจัดคนเข้าทำงาน (Staffing) เป้าหมายก็คือ ให้ได้คนที่มีความรู้ความสามารถมาทำงานในองค์การนั่นเอง เพราะความสำเร็จขององค์การก็ขึ้นอยู่กับคุณภาพของบุคลากร ดังนั้น การสรรหาคัดเลือกย่อมต้องรอบคอบ เช่นเดียวกัน
การสรรหา คือ กระบวนการในการแสวงหา เสาะหาและจูงใจผู้สมัครงานที่มีความรู้ความสามารถให้มาทำงานในองค์การ
การสรรหา คือ กระบวนการในการพยายามเสาะแสวงและจูงใจ ให้บุคคลที่มีคุณสมบัติที่เหมาะสม ตามที่องค์การกำหนดไว้ ให้เข้ามาสมัครงานในองค์การ
การบวนการในการสรรหา ( Recruitment Process ) คือ
1. การวางแผนทรัพยากรมนุษย์
2. ความต้องการหรือการร้องของผู้จัดการฝ่ายต่าง ๆ
3. การระบุตำแหน่งงานที่จะรับบุคคลใหม่
4. การรวบรวมสารสนเทศที่ได้จากการวิเคราะห์งาน
5. ข้อคิดเห็นของผู้จัดการฝ่ายต่าง ๆ
6. กำหนดคุณสมบัติบุคลากรที่ตรงกับงาน
7. กำหนดวิธีการสรรหา
8. ความพึงพอใจที่ได้ผู้สมัคร
รูป กระบวนการสรรหา
แหล่งในการสรรหา
ในการสรรหาบุคลากรเข้าทำงาน จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องคำนึงถึงความเหมาะสมของคนกับลักษณะงานที่จะทำ ดังนั้น แหล่งในการสรรหามีที่มาได้ 2 แหล่งคือ
1. แหล่งจากภายองค์การ ในวิธีนี้สามารถที่จะสรรหาได้โดย
1.1 ผู้บังคับบัญชาทำหน้าสอบคัดเลือก
1.2 ประกาศรับสมัครภายใน โดยเปิดเผยตำแหน่งหน้าที่ และคุณสมบัติพร้อมทั้งวิธีการคัดเลือกให้ชัดเจน
ขอขอบคุณ นาย เอกชัย เอก ขุนฤทธิ์
สืบค้นวันที่ 01/11/2560
ทรัพยากรมนุษย์ในความหมายของ Staffing ประกอบด้วยขั้นตอนดังต่อไปนี้
1. กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์
2. การสรรหาบุคคล
3. การคัดเลือกบุคคล
4. การบรรจุแต่งตั้ง
5. การฝึกอบรมและการพัฒนา
6. การประเมินผลการปฏิบัติงาน
7. การเปลี่ยนแปลงตำแหน่งงาน
รูป กระบวนการจัดหาทรัพยากรมนุษย์
กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ ( Human Resource Planning )
การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ หมายถึงกระบวนการวิเคราะห์คาดการณ์ ควาต้องการทรัพยากรมนุษย์ในอนาคตขององค์การ โดยให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายขององค์การ ตลอดจนการกำหนดลักษณะของบุคลากรที่เหมาะสมกับงานแต่ละอย่างและเพียงพอ ที่จะปฏิบัติงานในเวลาหนึ่งเวลาใดอย่างเหมาะสม ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ หมายถึงการคาดคะเนอย่างเป็นระบบในเรื่องของ
อุปสงค์ อุปทานของพนักงานขององค์การหรือกระบวนการตัดสินใจ โดยใช้ข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าองค์การสามารถหาคนที่มีความรู้ความสามารถ เข้ามาทำงานตามระยะเวลาที่องค์การต้องการ
การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ หมายถึง กระบวนการคาดการณ์ความต้องการ
ทรัพยากรบุคคลขององค์การเป็นการล่วงหน้าว่า ต้องการบุคคลประเภทใดระดับใดจำนวนเท่าใดและต้องการเมื่อใด
ความจำเป็นในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์
สาเหตุความจำเป็นในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ มีดังนี้คือ
1. สภาวะต่าง ๆ ในการดำเนินงานมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมออย่างรวดเร็ว หากองค์การไม่มีการวางแผนกำลังคน เพื่อการรองรับการเปลี่ยนแปลง ย่อมก่อให้เกิดปัญหาขึ้นได้ เช่นการขาดอัตรากำลังคนในองค์การ เป็นต้น
2. ปัจจุบันนี้องค์การมีความสลับซับซ้อนมากขึ้น องค์การจำเป็นต้องใช้บุคลากร ที่มีความรู้ความสามารถ จึงทำให้ต้องมีการวางแผนกำลังคนเพราะกว่าจะได้บุคลากรที่มีความรู้ ความสามรารถ ต้องพัฒนาฝึกอบรม ซึ่งใช้เวลาค่อนข้างมาก
3. ข้อกำหนดและกฎหมายของรัฐ มีอิทธิพลต่อการดำเนินการบริหารงานบุคคล เช่น กฎหมายแรงงานสัมพันธ์ กฎหมายคุ้มครองด้านแรงงาน จึงทำให้นักบริหารต้องวางแผนกำลังคนให้เหมาะสม
4. ต้องการให้เกิดความสมดุล ระหว่างทรัพยากรบุคคลในตำแหน่งงานต่าง ๆ กับปริมาณงานที่จะต้องทำในอนาคต
5. ใช้ข้อมูลที่ได้จาก การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ เป็นประโยชน์ในการบริหาร การจัดการบุคคลในด้านอื่น ๆ เช่น การว่าจ้าง การบรรจุแต่งตั้ง การฝึกอบรม การเลื่อนตำแหน่ง และการจ่ายค่าตอบแทน เป็นต้น
6. ช่วยให้การจ้างอัตรากำลังคนใหม่เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
7. เป็นแนวทางในการสร้างกำลังคน ให้สอดคล้องกับความต้องการขององค์การ
8. ช่วยให้กิจกรรมต่างในด้านอัตรากำลังคนเป็นไปอย่างมีระบบ
กระบวนการในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์
การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ควรพิจารณาขั้นตอนต่าง ๆ ไว้ดังนี้
ขั้นที่ 1 การพิจารณาเป้าหมายและแผนขององค์การ คือ การศึกษาและพิจารณา แผนงานที่องค์การได้กำหนดไว้ เพื่อจะนำผลของการศึกษามาจัดวางข้อมูลด้านบุคลากรในอนาคต
ขั้นที่ 2 การพิจารณาสถานการณ์ทรัพยากรมนุษย์ในปัจจุบัน คือ การสำรวจ และการจำแนกตามประเภทต่าง ๆ เช่น ตามลักษณะงาน เพศ อายุ และการศึกษา เป็นต้น
ขั้นที่ 3 การคาดการณ์ทรัพยากรมนุษย์ เป็นการพิจารณาถึงความต้องการจำนวน ประเภทของพนักงานที่องค์การต้องการ ซึ่งต้องพิจารณาโดยละเอียดถึงปัจจัยที่เกี่ยวข้อง เช่น การโยกย้าย การลาออก การเลื่อน ตำแหน่ง การเกษียณอายุ เป็นต้น
ขั้นที่ 4 การกำหนดแผนการปฏิบัติ เมื่อได้คาดการณ์ทรัพยากรมนุษย์แล้ว จึงกำหนดออกมาเป็นแผนงานเพื่อปฏิบัติเช่นแผนการสรรหา แผนการคัดเลือก แผนการบรรจุ แผนการฝึกอบรมเป็นต้น
ขั้นที่ 5 การตรวจสอบและการปรับปรุง ขั้นตอนนี้เป็นการตรวจสอบเปรียบเทียบและปรับปรุงแก้ไข เพื่อให้กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
รูป กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์
การสรรหาบุคลากร Recruitment
การสรรหาบุคลากร เป็นงานขั้นแรกและเป็นงานที่มีความสำคัญในกระบวนการจัดคนเข้าทำงาน (Staffing) เป้าหมายก็คือ ให้ได้คนที่มีความรู้ความสามารถมาทำงานในองค์การนั่นเอง เพราะความสำเร็จขององค์การก็ขึ้นอยู่กับคุณภาพของบุคลากร ดังนั้น การสรรหาคัดเลือกย่อมต้องรอบคอบ เช่นเดียวกัน
การสรรหา คือ กระบวนการในการแสวงหา เสาะหาและจูงใจผู้สมัครงานที่มีความรู้ความสามารถให้มาทำงานในองค์การ
การสรรหา คือ กระบวนการในการพยายามเสาะแสวงและจูงใจ ให้บุคคลที่มีคุณสมบัติที่เหมาะสม ตามที่องค์การกำหนดไว้ ให้เข้ามาสมัครงานในองค์การ
การบวนการในการสรรหา ( Recruitment Process ) คือ
1. การวางแผนทรัพยากรมนุษย์
2. ความต้องการหรือการร้องของผู้จัดการฝ่ายต่าง ๆ
3. การระบุตำแหน่งงานที่จะรับบุคคลใหม่
4. การรวบรวมสารสนเทศที่ได้จากการวิเคราะห์งาน
5. ข้อคิดเห็นของผู้จัดการฝ่ายต่าง ๆ
6. กำหนดคุณสมบัติบุคลากรที่ตรงกับงาน
7. กำหนดวิธีการสรรหา
8. ความพึงพอใจที่ได้ผู้สมัคร
รูป กระบวนการสรรหา
แหล่งในการสรรหา
ในการสรรหาบุคลากรเข้าทำงาน จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องคำนึงถึงความเหมาะสมของคนกับลักษณะงานที่จะทำ ดังนั้น แหล่งในการสรรหามีที่มาได้ 2 แหล่งคือ
1. แหล่งจากภายองค์การ ในวิธีนี้สามารถที่จะสรรหาได้โดย
1.1 ผู้บังคับบัญชาทำหน้าสอบคัดเลือก
1.2 ประกาศรับสมัครภายใน โดยเปิดเผยตำแหน่งหน้าที่ และคุณสมบัติพร้อมทั้งวิธีการคัดเลือกให้ชัดเจน
ขอขอบคุณ นาย เอกชัย เอก ขุนฤทธิ์
สืบค้นวันที่ 01/11/2560
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น